Congres Intranet 2013: ‘De mens centraal’

intranetVoor mijn werk als (web)redacteur bezoek ik natuurlijk ook regelmatig congressen. Deze week was ik bij het Intranetcongres 2013 in Utrecht. Het congres voorziet blijkbaar in een behoefte want met rond de 550 bezoekers was het helemaal uitverkocht.

In 2011 was ik er ook al geweest en het is altijd boeiend om te zien in hoeverre er nu andere inzichten zijn dan in 2011. Thema was dit keer ‘De mens centraal’ en de heilige graal heet nu ‘social intranet’. Door middel van allerlei workshops en keynotes werd een overzicht gepresenteerd van wat er momenteel allemaal speelt. En tijdens de pauzes, of in congrestaal ‘breakoutsessies’, was er volop gelegenheid om te netwerken en bij diverse stands te kijken wat bedrijven te bieden hebben op Intranetgebied.

Social Intranet

Het Intranet waarbij het draait om zoveel mogelijk content beschikbaar te stellen aan medewerkers, heeft afgedaan; het gaat er nu om medewerkers met elkaar te laten converseren. Zij zijn immers de beste ambassadeurs voor je bedrijf. Geef ze de mogelijkheid om via zaken als blogs, Twitterachtige applicaties, forums en dergelijke met elkaar in contact te treden. Op die platforms voelen mensen zich thuis.

Door een intranet een zelfde soort functionaliteiten te geven bereik je, dat je werknemers zich meer gaan vereenzelvigen met je bedrijf. Zo raakt de bij de medewerkers in overvloed aanwezige kennis op een natuurlijke manier verspreid door de organisatie. Vertrouw ook op de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers; schrijf geen door drie afdelingen doodgeredigeerd blog, maar stel je kwetsbaar op; toon wie je echt bent.

Zoals altijd waren er weer diverse internationale sprekers; of het door de economische crisis kwam weet ik niet, maar waar de vorige keer de sprekers uit Amerika, Canada, Australië en Schotland kwamen, kwamen ze nu uit Engeland (Euan Semple), Gran Canaria (Luis Suarez) en België (Steven van Belleghem).

Luis Suarez
Luis Suarez had het over ondernemersprobleem nummer 1: hoe krijg en houdt je je werknemers betrokken.  In het verlengde daarvan schetste hij een beeld van de evolutie van de kennis (web)medewerker. Hoe kun je als organisatie daarop inspelen; welke faciliteiten moet je je medewerkers bieden om ze aan je te binden, en het maximale uit ze te te halen.

Steven van Belleghem
Steven van Belleghem had ik vorig jaar bij twee andere congressen ook al meegemaakt, maar ook dit keer slaagde hij er weer feilloos in om duidelijk te maken waar het echt om draait bij organisaties: Converseren, converseren en nog eens converseren; via Tupperware en het personeelsmagazine van zijn vrouw slaagde hij er weer perfect in om dat om een boeiende manier duidelijk te maken.

Ahold
Verder was de workshop over de totstandkoming van het intranet bij Ahold ook erg boeiend. Twee jaar geleden stapten ze over van een op gesloten Microsoft software gebaseerd intranet naar een op Google gebaseerd intranet.  In 45 minuten kwamen alles voors en tegens van die stap naar voren.

Zowel de voordelen: (makkelijk te gebruiken, je kunt zelf heel veel bepalen qua indeling en apps etc, de constante innovatie en de lage kosten, eenvoudig contentmanagement met Google groups) kwamen aan de orde als ook de nadelen (het self-service concept waardoor gebruikers heel veel zelf kunnen doen, maar daar soms in dreigen te verzuipen, en de voortdurende innovatie van Google die ervoor zorgde dat de avond voordat het nieuwe intranet live ging er opeens een update werd doorgevoerd waardoor de bij Ahold aanwezige iPads opeens geen verbinding meer konden maken met het intranet…). Aholdmedewerkers blijken de mogelijkheden die Google met docs, calender, drive, talk, Hangouts, (videoconferencing), Communities, en Profiles biedt zeer te waarderen.

Zoetermeer
De workshop van de gemeente Zoetermeer was ook boeiend. Daar is twee maanden geleden een nieuw intranet live gegaan. Tijdens de workshop werd uit de doeken gedaan waar ze allemaal tegenaan liepen.  In tegenstelling tot de trend om te trachten van tevoren alles op papier helemaal dicht te timmeren, zijn ze daar gewoon aan de slag gegaan met een uit de gehele organisatie bijeengezochte werkgroep. Ze kozen er daar voor niet zelf het wiel opnieuw uit te vinden maar uit te gaan van al bestaande pakketten.

Wijze les die ze ze gaven was om niet de aanwezige techniek te laten bepalen wat er qua intranet mogelijk is, maar uit te gaan van wat voor intranet je echt wilt, en pas daarna te kijken of de aanwezige technische middelen daarvoor toereikend zijn of dat er iets anders moet komen. Natuurlijk is dat in deze tijd van krimpende budgetten een gewaagde keuze, maar hierdoor bereik je wel dat de potentiële gebruikers van je intranet het ook echt gaan gebruiken, in plaats van dat ze het links laten liggen.

Ook in Zoetermeer staat bij het Intranet het sociale aspect voorop: gebruikers kunnen op allerlei manieren zelf actief bijdragen aan het intranet, en daar maken ze ook gretig gebruik van. Door de positieve geluiden worden ook medewerkers die er in eerste instantie huiverig tegenover stonden, over de streep getrokken. Wijze les was ook dat je niet moet proberen om in een keer meteen het perfecte intranet te willen optuigen. Begin met een goede basis, laat je medewerkers er vertrouwd mee raken en voeg daarna regelmatig extra functionaliteiten toe.

Soundbites

Met zoveel sprekers was er ook aan lekkere soundbites geen gebrek. Wat mij betreft waren de meest sprekende:

Organizations don’t tweet, people do.
Mensen prikken zo door nietszeggende ronkende bedrijfstweets; geef je personeel het vertrouwen zich te mogen uiten op allerlei social media platforms, de kracht van die tweets is veel sterker.

Finding our voices

Vergeet de management en marketingtaal, keer terug naar de gewone wereld:

Writing ourselves into existence/Leave a trace
Laat zien wie je bent, dat je bestaat. zo krijgen je werknemers het gevoel dat ze bij een bedrijf met een hart werken, niet met een kille onpersoonlijke organisatie Niet kennis is macht, maar kennisdelen is macht

Niet personen moeten transparant zijn, maar organisaties

Als je als organisatie transparant bent naar je medewerkers, zullen die dat vanzelf ook worden.

Wil je reageren? Dat kan hier.

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

Deze site gebruikt Akismet om spam te bestrijden. Ontdek hoe de data van je reactie verwerkt wordt.